|
1. Введение
Профессия секретаря-референта требует от человека, избравшего ее, хорошей подготовленности, широкого кругозора, целого комплекса деловых и личных качеств, связанных со спецификой секретарского труда.
Обязанности секретаря можно разделить на работу до документному и бездокументному обслуживанию руководителя. В работу по документному обслуживанию входит составление, оформление, редактирование корреспон-денции, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и сдача доку-ментов в архив. К функциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических работ во обеспечению труда руководите-ля, подготовка разного рода совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок и т.д. Задача секретаря заключается главным образом в том, чтобы освободить своего руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических функций.
То, что должен знать и уметь секретарь, излагается в квалификацион-ной характеристике.
Квалификационная характеристика – это нормативный документ, уста-навливающий, требования, предъявлямые к работнику, иначе говоря, что он должен знать и уметь, каков должен быть уровень его подготовки.
Особенность работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только работать с документами и техническими средствами, но и осуще-ствлять многочисленные контакты с людьми: своим руководителем, сотруд-никами, посетителями, телефонными абонентами. Секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, необходимостью выполнять одновременно несколько дел. Часто неполадки в работе секретаря являются следствием его негативных деловых и личных качеств.
Целью данной работы является разработка и использование мероприя-тия личного менеджмента в работе секретаря-референта.
2. Методологическая характеристика проблемы рацио-нальной организации труда менеджера
По роду своей работы секретарь располагает значительным объемом информации и достаточно большими полномочиями, так как в определенных ситуациях он может действовать от имени руководителя. Недоброжелатель-ность, нескромность секретаря могут привести к нетактичному поведению с его стороны, чванству, заносчивости. Этика работы секретаря-референта предъявляет к нему высокие этические и квалификационные требования.
Этика работы секретаря заставляет в разговоре необходимо употреб-лять только вежливые формы, не допускать фамильярности, обращения на «ты» и т.д. Если секретарь знает или предполагает, что подлежащая сообще-нию информация является для собеседника негативной, то он должен поста-раться изложить ее как можно более деликатно.
Среди других личных качеств, которые нужны хорошему секретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть дела; общитель-ный характер, который поможет секретарю наладить правильные взаимоот-ношения с посетителями и сотрудниками; артистизм и чувство юмора — ка-чества, которые помогут секретарю создать доброжелательную атмосферу в работе с посетителями и сотрудниками; способность к самообучению, рас-ширению своего кругозора. Многие руководители, рассматривая кандидату-ры на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как се-мейная устроенность, состояние здоровья, моральная устойчивость.
Квалификационные характеристики секретаря при руководителе (ме-неджере) малого предприятия, формулируются следующим образом:
Должностные обязанности: Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или под-разделения). Получает необходимые руководителю сведения от подразделе-ний или исполнителей, вызывает ho его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, пр
|
|
Список литературы
1. Дятлов В.А., Кибанов А.Я., Пихало А.Я., Пихало В.Т. Управление персоналом – М.: ПРИОР, 1998
2. Басаков М.И. Делопроизводство – М.: Маркетинг, 2002
3. Делопроизводство – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000
4. Иванцевич Дж., Лобанов А.А. Человеческие ресурсы управления – М.: Дело, 2003
5. Мелия М. Human Factors: Оценки и аттестации персонала при управлении компетенциями // в сборнике "Энциклопедия трудоустройства" – М.: РДВ-Медиа, 2002
6. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документопроизводство и делопроизводство – Ростов-н/Д.: МарТ, 2004
7. Самохина Л. Индикатор служебного соответствия – компетенции // в сборнике "Энциклопедия трудоустройства" – М.: РДВ-Медиа, 2002
8. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М.: Росархив, 1994
9. Управление персоналом в условиях социальной рыночной экономики // под ред. Марра Р., Шмидта Г. – М.: изд-во МГУ, 1997
Приложение
|
На уровень вверх
Купить