План

ВВЕДЕНИЕ 2

ГЛАВА 1. БАНКОВСКИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ И СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 7

1.1. Процессное управление в российских предприятиях и банках 7

1.2. Концепции автоматизации компаний и банков 13

1.3. Необходимость системы электронного документооборота (СЭД) для предприятий и банков 26

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА ВНЕШТОРГБАНКА 43

2.1. Lotus Notes как средство автоматизации бизнес-процессов 43

2.2. Анализ программного обеспечения, используемого во «Внешторгбанке» для документоборота 53

2.2.1. База данных документов 53

2.2.2. Репликация 55

2.2.3. Защита данных 57

2.2.4. Система передачи сообщений 60

2.2.5. Мобильная обработка данных 64

ГЛАВА 3. ВНЕДРЕНИЕ КОРПОРАТИВНОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ВО ВНЕШТОРГБАНКЕ 68

3.1. Основные требования к выбору системы документооборота банка 68

3.2. Перспективы внедрения IBM Lotus Notes 6 82

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 103

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 106

ПРИЛОЖЕНИЕ 111

Введение

Сегодня применение системы автоматизации документооборота - важный фактор, способствующий повышению эффективности труда лиц, которые принимают решения и контролируют их исполнение, т.е. руководителей организации. В документах сосредоточено более 80% информационных ресурсов предприятий, а документооборот является ключевой технологией управления: управленческие решения оформляются, доводятся до исполнителей, а затем контролируются в форме документов.

До недавнего времени автоматизация работы с документами рассматривалась, в первую очередь, как инструмент повышения эффективности делопроизводственных служб, занятых составлением, перемещением, учетом и хранением бумажных документов. Однако в последнее десятилетие заметный прогресс в области офисной автоматизации привел к тому, что авторы могут сами с помощью персональных компьютеров составлять документы, а нажатия нескольких клавиш достаточно для отправки любого числа копий документа адресатам, независимо от их местонахождения.

Управление банком осуществляется посредством перемещения документов и связанных с ними поручений и отчетов, поэтому следствием неэффективной организации работы с документами является фактическая неуправляемость. Она выражается в том, что руководители не располагают своевременной и полной информацией о документах, их состоянии и истории работы с ними, а сам процесс прохождения документов является плохо контролируемым, в частности:

невозможно найти нужные документы или даже получить сведения об их существовании;

документы движутся медленно, их текущее состояние неизвестно, иногда они просто теряются;

появляются дублирующие или противоречивые документы;

решения не выполняются в срок или вообще не выполняются;

невозможно узнать, почему и кем было принято конкретное решение.

В эпоху исключительно бумажного документооборота нетехнологичность и трудоемкость операций с бумажными документами привели к отделению технологических функций по обработке и перемещению бумажных документов от содержательной работы с ними. Изготовлением, размножением, учетом, хранением, перемещением бумажных документов занимались специальные делопроизводственные службы. Следовательно, системы автоматизации работы с документами справедливо рассматривались как системы автоматизации деятельности технологического персонала канцелярий и секретариатов. При этом важным критерием их эффективности являлось снижение трудоемкости обработки бумажных документов и численности делопроизводственного персонала, что, естественно, имело ограниченное влияние на эффективность работы организации в целом.

Однако с появлением электронных документов и увеличением их доли в документообороте ситуация кардинально изменилась. Технологические операции с электронными документами осуществляются несоизмеримо быстрее, они легче поддаются автоматизации, и большинство операций с электронными документами могут выполнять сами участники управленческого процесса, что приводит к повышению эффективности управления предприятием. Именно поэтому во многих странах важнейшим показателем повышения эффективности работы управленческого аппарата считается увеличение доли электронных документов в общем документообороте.

Рассмотрим процесс перехода от бумажного делопроизводства к электронному документообороту.

Сложившаяся в нашей стране делопроизводственная практика определяет и регламентирует основные процедуры бумажного документооборота: картотечно-журнальный учет готовых документов в делопроизводственных службах подразделений предприятия; размножение и перемещение бумажных документов и связанных с ними поручений и отчетов по подразделениям; контроль за прохождением и исполнением документов путем отслеживания сведений в совокупности журналов и картотек в подразделениях.

Причиной большинства проблем бумажного делопроизводства является изначальное противоречие между требованиями централизованного управления документооборота и децентрализованной технологией их учета. Картотеки и журналы ведутся непосредственно в каждом подразделении, поэтому процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в сборе данных в соответствующих подразделениях. Для этого требуются большие накладные расходы: нужны строго регламентированные и трудоемкие процедуры сбора и фиксации распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня практически ни одно предприятие или банк не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии.

Альтернативный путь состоит в упрощении регламентированных процедур документооборота путем делегирования всех прав работы с документами непосредственным исполнителям. На предприятиях промышленно развитых стран в эпоху бумажного документооборота за работу с конкретным документом отвечал соответствующий менеджер, при этом отпадала необходимость в его регистрации и отслеживании. Такой подход позволяет значительно упростить процесс делопроизводства, однако является вынужденным. Он не только не соответствует отечественным нормам, но и противоречит мировым тенденциям, поскольку ведет к снижению качества организации документооборота в условиях роста масштабов и взаимосвязанности задач управления.

На начальном этапе автоматизация делопроизводства ограничивалась автоматизацией деятельности традиционных делопроизводственных служб - установка одного или нескольких компьютеров в канцелярии и замена бумажных журналов/картотек на электронные, в которые заносились сведения о документах, их перемещении и исполнении. Эффект от такой «электронной канцелярии» заключался в ускорении и облегчении поиска сведений о документах, отслеживаемых канцелярией предприятия.

Следующим этапом стало включение в единый сетевой контур документооборота всех делопроизводственных служб подразделений предприятия. При этом взаимосвязанные электронные картотеки и журналы подразделений хранятся на сервере делопроизводства. При такой системе сведения о прохождении бумажных документов, формируемые непосредственно в подразделениях, автоматически становятся доступными для всего делопроизводственного персонала предприятия. Однако прежнее разделение функции на делопроизводственный учет и содержательную работу с документами сохраняется, поэтому данная система обслуживает в основном делопроизводственную службу предприятия и этим во многом ограничивается ее влияние на эффективность его работы в целом.

Чтобы система документооборота обслуживала весь управленческий персонал предприятия, в ней, наряду с карточкой документа, должен появиться файл с его электронной версией. Только в этом случае в технологический контур системы документооборота включаются специалисты и руководители, работающие с документами. Система электронного документооборота знаменует конец эпохи разделения делопроизводственных функций и функций по содержательной работе с документами и интеграцию их в рамках одной системы, охватывающей весь управленческий персонал предприятия.

В данной работе программным обеспечением, которое предстоит нам рассмотреть, является Lotus Notes. Он объединяет наиболее ценные ресурсы по управлению обменом сообщениями, совместной работой и персональной информацией (PIM) - в частности, электронную почту, календарь, список планируемых дел - давая пользователям возможность обращаться к ним в интерактивном и в автономном режимах.

Lotus Notes включает сотни усовершенствований для упрощения работы, в том числе фоновую обработку прикрепленных файлов, многопользовательскую поддержку и возможность настройки. Lotus Notes предлагает наиболее функциональные в отрасли решения календаря и планирования, которые предоставляют пользователям удобные возможности сотрудничества и планирования контактов с коллегами во всем мире. Lotus Notes помогает снизить общую стоимость владения за счет минимального обучения, повышения продуктивности работы конечных пользователей и встроенных функциональных возможностей управления и администрирования

В России пользователями Lotus Domino/Notes являются: Государственная Дума РФ, Министерство иностранных дел, Госстандарт, Федеральная служба охраны, Федеральная комиссия по ценным бумагам, Российский центр приватизации, Администрация Президента Республики Татарстан, а также администрации многих городов - Москва, Иваново, Кострома, Новгород, Свердловск, Томск, Северодвинск и т.д. Большинство крупнейших российских банков используют Lotus Domino/Notes: Альфа-банк, Международный московский банк, Внешэкономбанк, РосБанк, Конверсбанк, Газпромбанк, банк АкБарс и многие другие. Уже в течение нескольких лет эксплуатируют системы, построенные на технологиях Domino/Notes, компании ЛукОйл, КомиТЭК, Норильский Никель, Дальневосточное и Мурманское морские пароходства, Тюменьэнерго, EastLine, издательский дом “Семь дней”, телевизионные компании ТВ-Центр и STS, а также многие другие.

Всем вышесказанным подтверждается актуальность выбранной темы дипломной работы. Целью работы является изучение электронного документооборота в банковской среде. Задачами – изучение теоретических основ банковских бизнес-процессов, анализ документооборота действующего банка, а также внедрение корпоративной системы электронного документооборота в банке.

Список использованной литературы

1. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» // Собрание законодательства Российской Федерации от 20 февраля 1995 г., N 8, ст.609.

2. Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Собрание законодательства Российской Федерации от 14 января 2002 г., N 2, ст. 127.

3. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28).

4. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст). Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. Текст ГОСТ опубликован в официальном издании Госстандарта России, ИПК Издательство стандартов, 2003 г.

5. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 15 августа 2001 г. N 333-ст).

6. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ 6.38-90.

7. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-97 (Принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. N 273).

8. www.lotus.com

9. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы – 1997. №1

10. Банки и банковское дело. Краткий курс / Под ред. Балабанова И.Т. СПб.: Питер, 2005.

11. Басаков М. И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. – М.: Издательско-книготорговый центр «Маркетинг», 2002.

12. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах. Издательство «Феникс», Ростов-на-Дону. 2004.

13. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. Издательство «Феникс», Ростов-на-Дону. 2004.

14. Березина Н. С., Трубникова Е. Н. Lotus Notes 4.х для пользователя. М. Бином 1997. 544 с.

15. Бобылева М.П. «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному». Издательство МЭИ, М. 2004.

16. Быкова Л. М. Кузнецова Т.В., Делопроизводство. Учебник для вузов. М.: МЦФЭР. 2004.

17. Ватолина М.В. Организация работы с документами. Издательство «Феникс», Ростов-на-Дону. 2004.

18. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы – 1997. №1

19. Гобарева Я.Л., Кочанова Е.Р., Нестерова Т.Н. и др. Банковские информационные системы и технологии: Ч. 1: Технология банковского учета: Учебное пособие для вузов (под ред. Чистова Д.В.). М.: Финансы и статистика. 2005.

20. Грачева М.В. Банковская система в развитых странах: Некоторые проблемы цифровых технологий. М.: Ось-89, 2003.

21. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство. Учебно-практическое руководство. Издательство «ТетраСистемс», М. 2004.

22. Деднев М.А. Защита информации в банковском деле и электронном бизнесе. М.: КУДИЦ. 2004.

23. Елизаветина Т., Денисова М. Делопроизводство на компьютере. Издательство «Питер», СПб. 2004.

24. Ефимова Л.Г. Сборник образцов банковских документов. Типовые банковские договоры и другие док. М.: Кодекс: Инфра-М 1999.

25. Ковтун Л.Г. Банковская корреспонденция (э:банк. Корреспонд. На немец. Яз.). М.: ЭКЗАМЕН. 2002.

26. Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности: Монография / ГУУ. – М., 2001. – 204 с.

27. Крайсл Б. Изучи сам Lotus Notes. Пер. c англ. Мн.: Попурри. 1998. 432 с.

28. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. «Издательский дом Дашков и К», М. 2004.

29. Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело – 2001. №3

30. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. В помощь машинистке, секретарю, стенографистке: Практическое пособие. М. Высшая школа 1990.

31. Кузнецова Е.В., Сотникова Л.В. Аудит системы внутреннего контроля в среде компьютерной обработки данных: Практическое пособие. М.: «ЮНИТИ». 2004.

32. Кузнецова Л.Н., Богатая И.Н. Делопроизводство и бухгалтерия. Учебное пособие. М. 2003.

33. Кузнецова Т.В. Современные требования к составлению и оформлению документов на основе ГОСТ Р6.30-2003. М.: Журнал «Управление персоналом». 2003.

34. Кузнецова Т.В. Бухгалтерское делопроизводство. М.: Горячая линия бухгалтера. 2004.

35. Кузнецова Т.В. Введение в специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления» (350800): На CD-ROM. М.: «Термика-М». 2004.

36. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: Журнал «Управление персоналом». 2003.

37. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. Практическое пособие. 4-е изд., М.: Журнал «Бухгалтерский бюллетень». 1999.

38. Кузнецова Т.В. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм. М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез». 2004.

39. Кузнецова Т.В., Санкина, Л.В., Быкова, Т.А. и др. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления. Учебник. М.: ЮНИТИ. 2003.

40. Леонтьев Б.К. Lotus Organizer для Windows. М. 2003

41. Линд Д. Керн. Lotus Notes и Domino 5/6: Энциклопедия программиста. М. 2003.

42. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. – 2001. №2

43. Пустозерова М.П. Делопроизводство в банках. Нормативные акты. М.: Приор. 2002. М.

44. Пшенко А.В. Делопроизводство. Издательство «Юрайт-Издат», М. 2004.

45. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. Издательство «Академия», М. 2004.

46. Санкина Л.В., Быкова Т.А. Деловая переписка в коммерческой организации. Издательство «МЦФЭР», 2004.

47. Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения - http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.html

48. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. Издательство «ПРИОР», М. 2004.

49. Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. -http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html

50. Тютюнник А.В., Шевелев А.С. Информационные технологии в банке. М.: «БДЦ-Пресс». 2003.

51. Фишвик К., Эйвьярд Т. Lotus Notes и Domino 6: Сертификация для системного администратора: Учебно-справочное пособие (под ред. Титтела Э.; пер. с англ. Лунина С.М.). М. 2005.

52. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Деловая корреспонденция: Справочник. Издательство «МЦФЭР», М. 2004.

53. Шульман М. Работа в Lotus Notes. : Пер. с англ. - М.: БИНОМ 1995. 368 с.

Примечаний нет.