|
Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации и т.п. Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная деятельность - в контрактах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.
Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде. Виды документов: организационные документы:
- устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция;
распорядительные документы:
- приказ, распоряжение, указание, инструкция;
информационно-справочные документы:
- протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.
При изготовлении служебных бланков используют два стандартных формата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Бланки документов должны иметь поля, мм:
левое - 20; верхнее - не менее 10; правое и нижнее - не менее 8.
При печатании бланков должны применяться типографские шрифты по требованиям соответствующих ГОСТов. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколами. Бланки конкретных видов документов (бланк приказа, бланк акта, бланк справки и т.д.) изготавливают при составлении документов данного вида более 200 раз в год. При отсутствии такого количества документов одного вида специальные бланки по видам документов не изготавливаются, а используется общий бланк, в который машинописным способом вносится реквизит "Название вида документа". Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатан текста через один межстрочный интервал. Первую строку каждого абзаца текста следует печатают отступив на 5 знаков от границы левого поля. Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами. Расшифровку подписи в реквизите "Подпись" печатают на уровне последней строки наименования должности и пробела между инициалами и фамилией. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5. стр. его допускается продлевать до границы правого поля. Точку конце заголовка не ставят. В документах, оформленных на двух или более листах, нумеруются второй и последующий листы, номера проставляются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница". Различают три основных потока документации:
o документы, поступающие из других организаций (входящие);
o документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
o документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние). Документы, поступающие на предприятие проходят:
o первичную обработку;
o предварительное рассмотрение;
o регистрацию;
o рассмотрение руководством;
o передачу на исполнение.
|
На уровень вверх
Купить