|
Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос, документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.
В последние десятилетия для облегчения восприятия информации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями.
Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы - простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух - трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при его чтении.
Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и
|
|
1. Андреева В. И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 1998. - 356 с.
2. Демин Ю. М. секретарское дело. - М.: Бератор-Пресс, 2003. - 265 с.
3. Рогожин М. Ю. Документационное обеспечение управления. - М.: РДЛ, 2001. - 184 с.
4. Стенюков М. В. Справочник секретаря. - М.: ПРИОР, 2002. - 265 с.
5. Торопов А.Н. Стили речи. - М.: Дрофа, 2003. - 263 с.
|
На уровень вверх
Купить