Введение 3

1. Общие положения организации архивного хранения 4

2. Создание оптимальных условий хранения документов 8

2.1Требования к помещению архива 8

2.2.Электро- и противопожарное оборудование 9

2.3. Санитарно - гигиенический режим. Оборудование архива 12

3 Размещение документов в хранилище. Топографирование. 15

3.1.Размещение документов в хранилище 15

3.2.Топографирование 16

4. Порядок выдачи дел из хранилищ, транспортирование и упаковка дел 17

4.1. Выдача дел из хранилища. 17

4.2. Транспортирование и упаковка дел 19

5. Проверка наличия и состояния дел 20

5.1. Порядок проведения проверки наличия и состояния дел 20

5.2. Организация розыска дел 23

5.3. Оформление результатов розыска дел 23

Заключение 25

Список использованных источников и литературы. 27

Приложения: 28

Приближение окончания текущего года, влечет за собой время подготовки документов, вышедших из оперативной работы, к длительному хранению, а документов, срок хранения которых истек, - к уничтожению. Сколько лет хранится конкретный документ? Какие документы можно уничтожить? Такие вопросы ежегодно встают перед секретарем, в обязанности которого обычно входит, помимо других, формирование и хранение дел.

Вся информация, возникшая в процессе деятельности организации, на базе которой были приняты решения, шло управление фирмой, организацией, учреждением, предприятием, была документирована, то есть представлена в форме документа на любом носителе, так как только документированная информация, согласно законодательству, является информационным ресурсом, на который можно опираться и учитывать при принятии решений. Устные обещания, особенно в настоящее сложное время, могут быть забыты. Поэтому в процессе работы организации любой организационно-правовой формы в течение года образуется большое количество документов. Эти документы необходимо систематизировать, хранить. Но хранение документов на бумажных носителях, а такие документы сегодня составляют подавляющий процент всего объема документов организации, требует больших площадей и специальных сотрудников. В то же время ценность документов, появившихся в процессе управленческой деятельности, неоднозначна. Информация в документах часто дублируется, первичные данные из одних документов обобщаются и представляются в сводном виде в других. Следовательно, отпадает необходимость хранить все документы, содержащие одни и те же данные. Кроме того, документы могут содержать информацию незначительную, предназначенную для разового прочтения, после использования которой надобность в ней сразу отпадает. Таким образом, различные документы имеют разную ценность, следовательно, не все должны сохраняться.

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" //Собрание законодательства РФ, 25.10.2004, N 43, ст. 4169.

2. Основные правила работы ведомственных архивов, утв. Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263// Правовая система "Консультант плюс"

3. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)// Правовая система "Консультант плюс"

4. Гладких С.Р. Комментарий к законодательству о порядке хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях.// Право и экономика. -2005. - N 6

5. Крайская З.В., Челлина Э.В. Архивоведение. -М.: 1996г

Примечаний нет.