|
Деятельность любого предприятия так или иначе связана с производством большого количества документов - договора, служебные записки, заявления, спе-цификации, маркетинговые материалы, письма, и многое другое. Сложность рабо-ты с документами, вызванная потерями, дублированием, долгим перемещением от одного исполнителя к другому, поиском - болезненная тема для большинства крупных и средних предприятий. Так, по оценкам аналитиков, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск и согласование документов. В среднем каждый внутренний документ копируется до 20 раз, и до 15% документов теряются. Поэтому для любого предприятия вопрос повышения эффективности работы с документами имеет ключевое значение.
Стремление предприятий обеспечить более эффективное управление доку-ментами приводит их к поиску и внедрению той или иной системы электронного документооборота (СЭД). Как правило, предприятие, решившее внедрить у себя СЭД, рассчитывает, что система поможет повысить эффективность деятельности компании за счет повышения скорости прохождения документа и автоматического контроля исполнения, оптимизации хранения документов, исключения бумажных документов из внутреннего обращения, экономии ресурсов, связанных со стоимо-стью подготовки новых документов.
Мировому рынку СЭД более полутора десятка лет. В общей сложности более сотни компаний поставляют решения, которые так или иначе могут быть отнесены к системам управления документами. Отечественный рынок СЭД зародился не-сколько лет назад. Сегодня на нем присутствуют как мировые бренды, такие как Documentum, Hummingbird (PCDOCS), FileNet, OpenText, Lotus Domino.Doc, так и отечественные разработки, среди которых "Дело" (Электронные Офисные Систе-мы), Optima Workflow (Оптима), "Золушка" (НТЦ ИРМ) и другие.
На чем строить документооборот? Как оптимальным образом выбрать СЭД, которая максимально полно удовлетворяла бы текущим потребностям и была спо-собна обеспечить функциональный рост в будущем?
На сегодняшний день, формально, отсутствует четкая классификация СЭД. Практически каждый поставщик или аналитическое агентство предлагает собст-венную систему классификации. В нашем случае, положив в основу классифика-ции роль документа в системе, выделим два класса систем. К одному из них при-числим так называемые корпоративные (или универсальные) системы управления документами (Enterprise Document Management System - EDMS), к другому - спе-циализированные системы управления документами, ориентированные в основ-ном на автоматизацию деловых процедур.
С документами, независимо от их содержания, необходимо выполнять неко-торые действия - принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначе-нию, контролировать ход исполнения, на
|
На уровень вверх
Купить