|
В современных условиях увеличения объема информации, создающейся и циркулирующей в сфере управления, возросших требований к оперативности принятия управленческих решений особое значение придается совершенствованию документационного обеспечения управления и созданию унифицированных систем документации различного уровня. Одним из важнейших направлений совершенствования управленческой документации является унификация текстов документов.
Тенденция к унификации текстов документов - исторически обоснованный, объективный процесс, вытекающий из условий функционирования документов в системе управления и зависящий от следующих факторов:
конкретных официальных взаимосвязей, которые неизбежно возникают в деятельности любой системы управления и регламентируются правовыми нормами. Автором и адресатом документа в данном случае выступает учреждение, организация, предприятие, должностное или частное лицо, обратившееся в учреждение;
тематической ограниченности круга решаемых учреждением вопросов, определяемой функциями и правами учреждения, структурного подразделения или должностного лица;
повторяемости управленческих ситуаций и действий, их регулярной воспроизводимости в однотипных управленческих документах.
Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что унификация текстов рассматривается в настоящее время как организованная деятельность, направленная на повышение эффективности функционирования документов в сфере управления, что достигается путем сокращения времени на составление документов и их восприятие, обеспечения оптимальной плотности записи, возможности выборочного чтения, организации многоаспектного поиска информации и приспособления документации к обработке средствами организационной и электронно-вычислительной техники.
Поскольку документирование является одним из основных способов осуществления функций, возложенных на аппарат управления, то при унификации текстов документов необходимо прежде всего установить точное соответствие между управленческой функцией (задачей) и содержанием документа, который ее реализует. В связи с этим при проведении унификации текстов документов важнейшим предварительным условием является учет состояния и при необходимости уточнение организационных аспектов управления, права издания тех или иных видов документов, определение постоянного круга корреспондентов и адресатов и т.д.
Унификация текстов документов - лишь одна относительно самостоятельная часть единого процесса совершенствования документации управления на определенном уровне и управления в целом. Поэтому при проведении унификации текстов необходимо учитывать современные разработки в области создания унифицированных систем документации, в частности Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), общесоюзные классификаторы технико-экономической информации и опираться на нормы, устанавливаемые Госстандартом по информационному обеспечению автоматизированных систем управления.
Цель написания данной работы заключается в изучении особенностей структуры текстов различных документов, видов унифицированных текстов и их назначении.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть особенности структуры текстов различных документов;
2. Изучить виды унифицированных текстов их назначение.
|
На уровень вверх
Купить